Немного об оформлении текстов


Рубрика: Статьи -> Помощь новичкам

Мамонтова Г. А. Текстовый редактор «Word»: Рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Абзацы

Красная строка

Когда вы открываете новый документ Word, одновременно открывается шаблон Normal.dot, в котором заложены определенные параметры оформления текста. И обычно абзац набирается без красной строки.

NB! Ни в коем случае нельзя использовать для создания красной строки клавишу табуляции. (И вообще табулятором пользоваться в тексте нельзя, он используется только при работе в таблице для перехода в следующую ячейку).

Чтобы текст всегда набирался с красной строкой, нужно изменить стиль «Нормальный (Обычный)». Для этого нужно открыть меню «Формат: Стиль», найти стиль «Нормальный (Обычный)», нажать кнопку «Изменить», нажать кнопку «Формат», выбрать строку «Абзац», в окне Абзац найти окошко Первая строка выбрать из списка Отступ, в окошке На задать нужное значение. Обычно Word предлагает 1,27 см. Если это вас устраивает, то можно оставить это значение, если нет — отредактируйте его. Нажать «ОК» и выйти из окна.

NB! Не следует менять вид абзаца используя «Формат: Абзац,» если вы хотите изменить не единичный абзац, а весь текст в документе. Эти изменения будут иметь силу только для текущего абзаца или выделенного вами текста. Поэтому, если вы вставите текст перед измененным вами, или добавите какой-либо текст из другого файла, он будет иметь первоначальный вид или вид того документа, из которого он был вставлен. Таким образом, вам придется все время выделять текст и изменять его в соответствии со своими требованиями. Тогда как изменения с помощью «Формат: Стиль» сохраняются в открытом вами файле до тех пор, пока вы сами не решите их откорректировать.

Если вы добавите эти изменения в Normal.dot, то в дальнейшем при открытии нового документа текст всегда будет набираться с красной строки. Для этого нужно открыть меню «Формат: Стиль: Организатор», выделить в левом окне стиль «Нормальный (Обычный)» и нажать кнопку «Копировать».

Выделение абзаца

Если вы хотите в каком-то небольшом документе, не предназначенном для печати, выделить абзац:

отступом от левого края, можно воспользоваться кнопками на Панели форматирования «Уменьшить отступ, Увеличить отступ»;

NB! В тексте не должно быть пустых строк! Для увеличения расстояния между абзацами используйте «Меню Формат: Абзац» и в окошках «Интервал: Перед» или «Интервал: После» найти нужное значение;

рамкой или полосой сверху, снизу, справа или слева. Для этого нужно нажать кнопку «Обрамление» на панели форматирования, встать курсором на нужный абзац и нажать кнопку выбранного выделения.

Разбивка длинного заголовка на несколько строк

Для того чтобы разбить длинный заголовок на несколько строк, не создавая следующего абзаца, нужно вместо клавиши Enter нажать сочетание клавиш Shift Enter, тогда между строками заголовка будет обычное расстояние, а до и после всех строк этого заголовка то расстояние, которое вы назначили в стиле.

Шаблоны

Чаще всего в отделах выполняются не разовые работы, а создаются продолжающиеся сборники, оформление которых повторяется из выпуска в выпуск. В таких случаях удобно создать единый шаблон оформления текста и назначать его перед началом очередной работы новому документу, тем самым заменив Normal.dot на свой вариант.

Шаблон должен содержать:

параметры основного стиля абзаца: величину красной строки, межстрочное расстояние, выравнивание;

заголовки: количество, виды, размер шрифта, выравнивание, выделения;

оглавление: количество уровней, размер шрифта, формат;

указатели: количество, размер шрифта, формат;

формат сносок (концевых и обычных);

дополнительные стили для выделения а) шрифтов; б) абзацев; в) таблиц.

По существующим нормам и правилам «хорошего тона» оформления печатных изданий текст должен быть:

оформлен одним шрифтом;

заголовки не должны набираться размером, меньшим размера шрифта основного текста; для того, чтобы текст имел одинаковую высоту на каждой странице, при создании стиля заголовков расстояние до и после него должно быть кратно высоте строки. То есть, если вы набираете основной текст через один интервал (Межстрочный: одинарный), то расстояние до или после заголовка должно быть не меньше 12 пт, если через полтора (межстрочный: полуторный) — 18 пт, если через два (межстрочный: двойной) — 24 пт.

Решив все, откройте новый документ, или используйте копию старого, уже не нужного вам текста:

1. Откройте меню «Формат: Стиль». В левом окне «Стили» будет список имеющихся стилей. В окне «Список» выберите строку «Всех стилей». Тогда вы будете видеть все стили, как назначенные Word, так и созданные кем-нибудь позднее. (NB! Не следует менять названия таких стилей, как «Нормальный (Обычный)»; «Заголовок 1, 2, 3» и т. п.; «Оглавление 1, 2, 3» и т. п., «Указатель 1, 2, 3» и т. п. Просто нужно изменить их параметры). А вновь создаваемым стилям старайтесь давать простые, короткие и несущие смысл названия.

2. Выделите стиль «Нормальный (Обычный)», нажмите клавишу «Изменить», и измените параметры шрифта и абзаца таким образом:

а) Нажав кнопку «Формат»,выберите строку «Шрифт»,войдите в окно «Шрифт», в списке слева и выберите нужный вам шрифт. В окне начертание выберите «Обычный». В окне «Размер» выберите величину шрифта. Нажмите «ОК». Вы вернетесь назад в окно «Изменить стиль».

б) Нажмите еще раз на кнопку «Формат», выберите строку «Абзац». В окне «Абзац» в окошке «Первая строка» задайте нужный вам отступ, как было показано ранее, в окошке «Межстрочный» задайте высоту строки («Одинарный, полуторный, двойной»). В окошке «Выравнивание» задайте выравнивание («По левому краю» — как в машинописи с ровным левым краем; или «По ширине» — оба края текста будут ровные). Нажмите «ОК», вернувшись в окно «Изменить стиль» также нажмите «ОК», выйдя в окно «Стиль» нажмите «Закрыть».

3. После этого можно изменить вышеуказанным способом стиль «Заголовков, Оглавления» и пр. В стили заголовка можно включить и выделение курсивом, полужирным, расположение по центру или от края без красной строки, расстояние до и после него (Интервал перед, после) и т. п.

4. Если у вас в тексте часто встречается абзацы с отступом от левого края текста, а не с обычной красной строкой, то им тоже нужно назначить свой стиль с отступом слева нужного размера. Для этого в окне «Формат: Стиль: Абзац» в окошке «Отступы и интервалы: Отступ:Слева» задайте нужное значение. Стиль можно назвать каким-либо запоминающимся именем. Например, «Обычный Вправо».

NB! Все стили нужно назначать на основе Нормального (Обычного), тогда при изменении шрифта Нормального (Обычного)стиля, изменится и шрифт заголовков и пр. стилей, и не будет несоответствия шрифтов в одном тексте. Для этого нужно:

для вновь создаваемого стиля: открыв меню «Формат: Стиль», нажать кнопку «Создать». В окне «Изменить стиль» в окошке «Имя» ввести название стиля, в окошке «Основан на стиле»выбрать стиль «Нормальный (Обычный)», в окошке «Стиль следующего абзаца» выбрать также стиль «Нормальный (Обычный)». Тогда вам в дальнейшем не придется все время переходить после заголовка принудительно к обычному тексту. Для изменения уже имеющегося в списке стиля, выделив его предварительно, в окне «Стиль»нужно нажать кнопку «Изменить». Дальнейшие действия аналогичны указанным выше.

В окне «Абзац» есть закладка «Положение на странице». Там можно задать параметры начала абзаца с новой страницы при переходе к редактируемому стилю и пр. Из всех перечисленных в этом окне параметров существенным и нужным для постоянного пользования может быть только опция «Запрет висячих строк». Если ее отметить, страница не будет заканчиваться неполной строкой, она будет переносится вместе с абзацем на следующую страницу.

Опция «Не отрывать от следующего» работает только в том случае, если выделить два абзаца, а потом ее задать. Тогда абзацы (NB! заголовок — тоже абзац!) не будут отрываться друг от друга. Но, как показал опыт, пользоваться этой опцией лучше всего на самом последнем этапе работы, когда вы просматриваете текст перед распечаткой, ибо, если вы объединили два абзаца, а за ними два следующих, то Word воспринимает это как объединение всех четырех вместе. А когда их набирается большое количество, то приходится выяснять, что же было объединено, выделяя каждый абзац или вставая на него и открывая окно «Абзац».

Когда вы задаете выравнивание по центру (например, для заголовков), проследите, чтобы не было отступов у первой строки, иначе заголовок не располагается точно по центру строки.

В шаблон включают также стили шрифров, о которых говорилось выше, а не только стили абзацев.

Так как создание таблиц в издательских системах и в Word очень отличаются, и Word не имеет достаточных возможностей для создания таблиц, содержащих как текст, так и цифры, то особых рекомендаций, кроме указанных выше, по стилям таблицы не требуется. Нужно попытаться приблизить ее максимально к тому виду, какой вы хотели бы ее видеть в издании, а то, что невозможно отразить в Word (например, расположение текста по центру ячейки, или внизу ее), показать на распечатке корректурными знаками. Можно также создать стили для текстовых колонок таблицы с выравниванием влево; для цифр таблицы с выравниванием вправо; для шапки таблицы с выравниванием по центру; все эти стили должны быть с нулевым отступом первой строки.

Для часто используемых стилей можно назначить клавиши, как было показано выше. После назначения клавиш не забудьте пометить в окне «Изменить стиль»опцию «Добавить в шаблон». Для заголовков лучше всего назначить клавиши «Alt» и цифра «1» (на основной клавиатуре), «2», «3» и т. п. для всех девяти. Но все-таки не следует особо увлекаться назначением клавиш, ограничьте их число доступным для памяти количеством. Можно распечатать их список, чтобы не вспоминать каждый раз, какую клавишу нужно нажать.

По мере исправления и создания новых стилей в открытом документе, вводите образцы этих стилей. Можно перед каждым абзацем с новым стилем написать его название и параметры. Если вы считаете, что вы все запомните без ввода текста, можно его не вводить.

Назначив нужные вам новые стили и изменив те, которые есть в Normal.dot, в соответствии со своими требованиями, удалите те, которые вам никогда не понадобятся в этом документе, (например, стиль «Адрес», «Шапка»и т. п.). Они не пропадут совсем из Word, просто их не будет в списке стилей на панели форматирования, когда вы будете открывать ваш документ.

Закрыв окно «Стиль», нужно сохранить файл в виде шаблона. Для этого нужно:

открыть меню «Файл: Сохранить как». В окне «Тип (Тип файла)» выбрать «Шаблоны документов»; найти каталог «Winword: Template»(если вы работаете с Word.6) или «MSoffice: Шаблоны» (если вы работаете с Word.7), дать имя своему шаблону и сохранить его в этом каталоге.

После этого при дальнейшей работе, открыв новый документ, вы открываете меню «Формат: Таблица стилей (Библиотека стилей)», находите в списке слева свой шаблон и применяете его. Таким образом, на протяжении всей дальнейшей работы с этим файлом у вас не будут меняться шрифты и расположение текста, заголовков, указателей, оглавления и пр. даже если вы будете переставлять куски текста, вставлять текст в начало файла и т. п. Если же вы захотите в дальнейшем заменить все оформление этого текста на другое, то при одинаковых названиях стилей в разных шаблонах, весь текст изменится правильно, когда вы вновь откроете другой шаблон в «Таблице стилей»и примените его к вашему документу.

Для учета работы в авторских листах можно создать шаблон страницы, соответствующей стандартной машинописной странице. Для этого нужно открыть меню «Файл: Параметры страницы», назначить поля: Верхнее, Нижнее и Левое: 3 см, правое — 1,5 см, нижний колонтитул — 0 см.

Стиль «Нормальный (Обычный)» изменить так: «Абзац»: Отступ первой строки — 1 см, выравнивание — по левому краю, межстрочный интервал назначить «Точно»: 22 пт. «Шрифт» назначить Courier New Cyr, размер — 13. Таким образом, при наложении созданного шаблона на документ, вы получите страницу размером в 30 строк, количество знаков в строке: 60—65, то есть вы сможете высчитать объем вашего документа в авторских листах, разделив количество страниц на 23.

NB! Имеющаяся в Word статистика неточно высчитывает объем документа. Очевидно, не учитываются пробелы между словами, то, что заголовки и неполные строки по правилам подсчета должны приравниваться к целым строкам и т. п.

 Проверка правильности ввода текста

Построчная визуальная проверка текста зачастую не позволяет заметить все ошибки ввода. Поэтому лучше воспользоваться меню «Правка: Заменить». Те сочетания, которые подлежат обязательной замене и не имеют вариантов, можно заменить кнопкой «Заменить все»; а сочетания, имеющие варианты, нужно заменять поэтапно, используя кнопки «Найти далее» и «Заменить».

Для того, чтобы удалить пустые строки в тексте, нужно (! при включенной кнопке «Непечатаемые символы») открыть меню «Правка: Заменить», встать курсором в окошко «Что», нажать кнопку «Специальный», выбрать «Маркер (Символ) абзаца»; вставится ^p. Повторить операцию. В окошко «Заменить на» не вводить ничего и нажать кнопку «Заменить все». Проделать это несколько раз, так как вполне возможно, что у вас в тексте имеются не две, а несколько пустых строк подряд.

Чтобы исключить пробел перед концом строки, нужно заменить сочетание: пробел (просто нажать клавишу пробел) и маркер абзаца на маркер абзаца.

Два или более пробелов необходимо заменить на один. NB! Больше одного пробела между словами быть не должно!

Чтобы исключить пробел между запятой, точкой или  многоточием и тире, нужно заменить запятую (точку, многоточие), пробел и «Специальный: Длинное тире» на запятую (точку, многоточие) и «Специальный: Длинное тире». Замену можно смело провести сразу кнопкой «Заменить все».

Подобную операцию можно произвести с сочетаниями: разный вид скобок ({[< >}]) и пробел, заменяя их на одну скобку и т. п.

Для замены ненужных пробелов до и после длинного тире кнопкой Заменить все пользоваться нельзя. Нужно встать в начало текста и проводить замену поэтапно, нажимая на кнопку «Найти далее» и при необходимости нажимать на кнопку «Заменить». Например, для цифровых диапазонов можно проводить поиск сочетания: пробел — Длинное тире — пробел, заменяя его на Длинное тире.

Замена обычных пробелов на неразрывные сложнее, особенно в Word.6, где они не отражаются на экране. Но и в этом случае их замена возможна. Перебрав возможные варианты сочетания простых пробелов и других символов, можно в окошке «Заменить на» набрать нужный символ и нажать «Ctrl Shift» и клавишу пробела, в результате обычный пробел заменится неразрывным. (Та же операция проводится и для замены дефисов на неразрывные дефисы).

№, Вып., Т. и пробел можно смело заменить эти знаки и неразрывный пробел, используя кнопку «Заменить все».

Если у вас все инициалы (или большая их часть) набрана с обычным пробелом между ними, можно произвести замену А. пробел на А. неразрывный пробел (как было указано выше), пометив опцию: «С учетом регистра», пользуясь кнопками «Найти далее» и «Заменить». Проделать это для всех букв алфавита. Если у вас все инициалы набраны слитно с фамилиями, то можно заменить А. на А. неразрывный пробел и т. п.

Если у вас в тексте использованы дефисы вместо длинных тире, нужно их заменить на тире.

Кавычки нужно заменить на лапки. Если левые кавычки придется заменять каждую отдельно, то оставшиеся правые можно заменить кнопкой «Заменить все». Лапки в окно «Заменить на» вводятся кодом.

Три точки нужно заменить на многоточие. NB! И проверить также, нет ли у вас вместо трех точек — двух или четырех, это встречается очень часто.

Если вам набирали текст, используя назначенные из таблицы символов специальные сочетания клавиш, то, чтобы заменить неправильно набранные символы, нужно сохранить документ в формате Word.2. Для этого нужно открыть меню «Файл: Сохранить как: Тип файла», выбрать строку Word2.х для Windows, нажать OK. Неверно набранные символы преобразуются в поля, как было показано выше и их можно заменить кодами нужных символов, используя меню «Правка: Заменить». Это касается тех символов, которые уже имеются на основной клавиатуре ({ [ < / и пр.), буквы с диакритикой можно не заменять, так как они в любом случае могут преобразоваться в неверный вид, ибо в разных шрифтах они имеют разное кодовое значение.

После окончания замены можно сохранить документ в формате Word, то есть вернуть его в первоначальный вид.

NB! При этой операции не сохраняются стили шрифтов, назначенные вами, хотя вид текста не меняется, поэтому вам придется еще раз произвести замену. Для этого нужно открыть меню «Правка: Заменить», нажать кнопку «Формат», выбрать «Шрифт», отметить нужный шрифт (например, полужирный), нажать еще раз кнопку «Формат», выбрать «Стиль: (Нормальный) Обычный» и заменить на то же самое, но «Стиль: Жирный» (если у вас выделение полужирным шрифтом называется так). В окна Что и Заменить на не вводить никакого текста. Нажать кнопку «Заменить все». То же самое нужно проделать со всеми стилями символов. Операция очень трудоемкая, поэтому лучше вообще не назначать клавиши на символы, которые уже имеются на клавиатуре (даже если они работают только в латинице). Тем более, если таких назначенных символов в тексте много, то файл просто не откроется в формате Word.2, придется делить его на несколько кусков.

Комментариев: 2 RSS

Поясним: чтобы подать произведение на конкурс, вовсе не обязательно всё это проштудировать и немедля применить. Требования ограничены несколькими пунктами, указанными в основной статье. Мы лишь надеемся, что кому-нибудь это поможет укротить вордовских драконов:)

Обсуждение

Используйте нормальные имена. Ваш комментарий будет опубликован после проверки.

Вы можете войти под своим логином или зарегистрироваться на сайте.

Авторизация  Facebook.

(обязательно)

⇑ Наверх
⇓ Вниз